업무가 몰리면 모든 일이 다 급하게 느껴집니다.
이때 눈앞에 보이는 일부터 처리하면 정말 중요한 업무가 늦어질 수 있습니다.
먼저 해야 할 일을 전부 적기
머릿속으로만 기억하지 말고 업무를 모두 적습니다.
예:
- 고객 답변
- 보고서 작성
- 회의 준비
- 자료 수정
- 거래처 전화
그다음 두 가지 질문
각 업무에 대해 물어봅니다.
1. 얼마나 중요한가?
2. 얼마나 급한가?
네 가지로 나누기
중요하고 급함
가장 먼저 처리합니다.
예:
- 오늘 마감 보고서
- 긴급 고객 문제
중요하지만 급하지 않음
일정을 잡아두고 진행합니다.
예:
- 다음 달 프로젝트 준비
- 업무 프로세스 개선
급하지만 덜 중요함
가능하다면 빠르게 처리하거나 적절히 분담합니다.
급하지도 중요하지도 않음
뒤로 미루거나 필요성을 다시 확인합니다.
마감시간만 보지 않기
예를 들어 30분짜리 일이 오후 5시 마감이고, 5시간짜리 일이 내일 오전 마감이라면 긴 작업을 먼저 시작해야 할 수도 있습니다.
따라서 마감시각 + 예상 소요시간을 함께 봐야 합니다.
상사의 우선순위를 확인해야 할 때
두 가지 중요한 업무의 마감이 겹치면 혼자 결정하다 모두 늦을 수 있습니다.
이럴 때는:
“A와 B가 모두 오늘 마감인데 현재 시간상 하나를 먼저 처리해야 합니다. 어느 쪽을 우선하면 될까요?”
라고 확인하는 것이 좋습니다.
핵심
업무 우선순위는 급한 순서가 아니라 중요도·마감·소요시간을 함께 보고 결정해야 합니다.